GTD snadno a rychle: Jak vytvořit systém, kterým zatočíte s časem?
V prvním díle našeho mini-seriálu jsme vám ukázali, že si nemá cenu na nedostatek času stěžovat. Trápí to každého. Pojďme s tím ale díky GTD snadno a rychle něco udělat!
INBOX – všechno z hlavy do krabice
Lidský mozek může fungovat ve dvou režimech – naplno přemýšlet a soustředit se, nebo si ukládat data. V dnešním životě je extrémně těžké udržet mozek v prvním stavu, protože nás každou sekundou bombardují všelijaká přerušení – hlavně Facebook, mobilní telefon, hlasití kolegové, rádio či televize. Člověk se pak může snažit sebevíc, ale náhlé přerušení jej vyhodí z koncentrace, do které už se nejspíše ani nedokáže vrátit, protože se v hlavě víří další myšlenky. Řešením je prázdná hlava.
Představte si, že pracujete na extrémně důležitém úkolu v práci a najednou si vzpomenete, že jste doma nezavřeli okno a večer má přijít bouře. Ačkoliv s tím v danou chvíli nemůžete nic udělat, myšlenku se snažíte držet v hlavě celý den až do večera, abyste náhodou nezapomněli. A výsledek? V práci na to myslíte tak často, že se nedokážete plně soustředit na důležité úkoly a doma na to stejně zapomenete. Docílíte tak stresu z práce a nakonec i vytopeného pokoje. Takhle ne.
Hlava musí zůstat čistá, vše musí pryč
V čem je to kouzlo? Všechny myšlenky, úkoly i přání, které se v hlavě objeví, si ihned přepište. Na papír, do telefonu, do počítače – umístění není důležité. Následně vždy, když budete mít volnou chvíli, se na váš záznam podívejte a se zeptejte se sami sebe, zda některou z věcí již nyní nemůžete vykonat. Třeba pokud jste přišli domů, můžete ihned zavřít zmiňované okno. Proč je to důležité?
Protože pokud si věci budete poznamenávat a budete se k nim pravidelně vracet v době, kdy na to budete mít čas (tedy ne při práci a soustředění), na nic nezapomenete, nic nemusíte držet v hlavě a můžete být při práci naplno soustředění. S tímto tipem z GTD snadno a rychle dosáhnete výsledků, které mnohonásobně předčí vaše očekávání.
Nahraďte hlavu externím pomocníkem s úkoly
Plynule navážeme na Inbox. Člověk nyní vše z hlavy ihned píše na jiné místo, což obrovsky hlavě ušetří. Po krátké době se ale může stát, že se úkoly začnou hromadit a vznikne v nich chaos – na první pohled člověk nepozná, kdy může který úkol udělat, jaký úkol počká nebo co je pouhá myšlenka do budoucna. Vneste do toho řád – vytvořte si systém pro úkoly z vaší hlavy. Podmínkou je jen a pouze to, abyste pohledem mohli snadno jednotlivé úkoly rozlišovat a ihned věděli, do čeho se pustit.
Rozdělení podle GTD snadno a rychle
David Allen, tvůrce metody GTD, vytvořil rozdělení pro úkoly, které dnes používají miliony po celém světě. Může to být vaše cílová stanice, nebo jen odrazový můstek pro to, abyste si systém následně upravili podle svého. Rozdělení úkolů může vypadat například takto:
- Inbox – zde se hromadí úkoly a myšlenky, které pochází z naší hlavy viz INBOX – všechno z hlavy do krabice. Tyto úkoly následně člověk přemístí do dalších seznamů, aby ihned na první pohled viděl, o jaký typ úkolů se jedná. Při zpracovávání Inboxu postupujte položku po položce a všechny někam zařaďte. Využijte i pravidlo 2 minut.
- Projects – místo pro „větší úkoly“, tedy projekty. Vysvětlení níže.
- Next Actions – soubor jednotlivých kroků a proveditelných úkolů, vždy se musí jednat o jasně definovanou jednoduchou činnost. Příklad – zavolat tátovi, dát psovi vodu, koupit pivo, přečíst článek, vypsat důležité body z porady apod. Tyto úkoly lze splnit v dohledné době (rozdíl oproti Someday/Maybe níže).
- Waiting for – pokud často ostatním delegujete úkoly, hodí se mít o nich přehled. Tento seznam tedy slouží jako jakýsi „pamatováček“, které úkoly jste rozdali ostatním a na které čekáte.
- Someday/Maybe – často držíte v hlavě myšlenky na úkoly a projekty, které nyní nelze splnit? Tak si je poznamenejte právě do tohoto seznamu. Každý týden se pak při pohledu na úkoly v tomto seznamu můžete sami sebe ptát „už nyní nastala doba, abych s tím mohl něco udělat?“. Důvod je prostý – držení těchto úkolů a myšlenek v hlavě by znovu rušilo vaše myšlení a soustředění, proto musí pryč z hlavy, i když je v danou chvíli ani nemůžete splnit. K jejich vykonání se můžete dostat třeba za týden, měsíc, ale i několik let.
V mobilu, počítači či na papíře?
Způsob, jakým budete organizovat úkoly, je čistě jen na vás. Výše zmíněné seznamy mohou představovat skutečně papírové seznamy, kam člověk může denně dopisovat nové úkoly. Může to být ale klidně aplikace do mobilního telefonu či webová služba v prohlížeči osobního počítače. V našem případě se osvědčila webová služba Trello, která je zdarma, přístupná odkudkoliv, kde je přístup na internet, a existuje i jako aplikace do mobilního telefonu. Koneckonců i obrázek z předchozí kapitoly pochází právě z Trella a jak sami vidíte, interpretace úkolů jako jednotlivé karty a seznamy jako sloupce je extrémně jednoduchá a přehledná.
Kontexty – zázračný pomocník
Z hlavy byste jistě ihned dokázali vymyslet několik kategorií, do kterých zařadit vaše úkoly – práce, domov, na cestách, zavolat/napsat, spěchá apod. Je velkým pomocníkem své úkoly opravdu takto „ocejchovat“, aby bylo co nejjednodušší úkoly poté zpracovávat. Představte si, že vejdete do kanceláře a chcete se pustit do úkolů z vašeho systému, nahlédnete tedy do seznamu Next Actions. Může se stát, že zde budou desítky úkolů, protože se zde hromadí úkoly, které se týkají domova, cestování, vašeho soukromého projektu apod. Pokud by ale byly všechny vaše pracovní úkoly opatřeny štítkem Práce, mohli byste je jednoduše filtrovat a ihned si zobrazit jen tyto úkoly.
A přesně tak může fungovat váš systém v Trellu. Tento nástroj vám totiž umožní každému úkolu přidat tzv. štítek, podle kterého můžete později úkoly jednoduše filtrovat. Jedním kliknutím tak zobrazíte třeba jen úkoly, které se týkají domova, a ihned se můžete bez většího hledání do některého pustit.
Projekty – po malých krůčcích k velkým vítězstvím
Denně vykonáváme úkoly, k jejichž dosažení je nutno splnit hned několik různých akcí. Může to být například uspořádání firemního večírku, k jehož dosažení bude potřeba vykonat například:
- sepsat si seznam hostů,
- vymyslet datum uskutečnění,
- objednat prostory pro akci,
- oslovit seznam hostů,
- nakoupit jídlo a pití,
- a další.
Sami vidíte, že pro splnění jednoho úkolu je nutné vykonat spoustu různých akcí. Úkol, k jehož dosazení vedou dvě či více dalších akcí, nazvěme projektem. Jistě nám dáte za pravdu, že takových projektů člověk řeší denně hned několik. Pokud je ale chápe jako jeden velký úkol, který zabírá spoustu času a energie, je velice těžké s ním vůbec začít. Budete jej hrnout před sebou.
Zkuste to jinak – chápejte projekt právě jen jako soustavu menších úkolů, které můžete plnit postupně. První den splnit 2 podúkoly, další den třeba 3 a tímto pomalým tempem postupovat. Na konci týdne zjistíte, že již máte díky tomu projekt hotový. Pokud byste jej ale stále chápali jako jeden velký úkol, třeba byste tou dobou ještě ani nezačali. A v tom je celé kouzlo.
Interpretace projektů v Trellu je vyřešena elegantně – stačí vytvořit kartu s názvem projektu a do ní vložit Seznam s jednotlivými kroky. Díky tomu máte seznam úkolů i projektů na jedné obrazovce, což vám pomůže vytvořit přehledný systém GTD snadno a rychle.
Systém máme a co dál?
V druhém díle našeho mini-seriálu GTD snadno a rychle jsme si hlavní pilíře metody detailněji rozebrali a ukázali si, jak může systém GTD vypadat. Již nyní se můžete pustit do používání GTD – doporučujeme nejprve začít pouhým plněním Inboxu, tedy vše z hlavy automaticky dostat pryč. O nějaký ten měsíc později můžete vyzkoušet řazení úkolů do vašeho systému například podle schéma GTD a aplikace Trello.
Ve třetím díle GTD snadno a rychle si povíme, jak nejlépe začít systém používat, jak se o něj pravidelně starat a přidáme i tipy, jak vyzrát na prokrastinaci a plnit důležité cíle.
Pokračujte 3. dílem, kde si ukážeme, jak vše začít efektivně používat a jak se o něj starat
Seriál GTD snadno a rychle
