Nestíháš? Ukážeme ti, jak se stát pánem svého času s GTD snadno a rychle

Nestíháte a pořád si to zdůvodňujete tím, že máte málo času? Nesmysl. Každý tvor na planetě může využít za den jen 24 hodin. Je to jen a jen tím, že s časem neumíte správně zacházet. S metodou GTD snadno a rychle změníte svůj pohled na čas a jeho správu. A budete žít lépe.

8 hodin práce se stává minulostí

Doba se mění, životní tempo nabírá extrémní rychlost. Učili vás ve škole, že ideálním a běžným rozložením je 8 hodin spánku, 8 hodin práce a 8 hodin volného času? Realita se tomuto „snu“ stále vzdaluje a spánek či volný čas jsou vytlačovány prací. Vyděláváním peněz dnes spousta z nás tráví 10 i více hodin denně. A to může být zničující – nejen že je člověk vyčerpán fyzicky i psychicky, ale navíc se okrádá o čas regenerace. Spojení „není čas“ je dnes natolik vžité, že jej používá každý. Všichni máme pocit, že si toho nabíráme více, než můžeme zvládnout. Pojďme s tím něco udělat.

Efektivitou k lepšímu životu

Čas nafouknout nelze, 24 hodin je hranice, přes kterou nejede vlak. Možnou cestou je ukrajovat čas vyhrazený spánku či volnému času, ale každý si jistě vyzkoušel, kam to povede. Únava, stres a v černých scénářích i ztráta přátel či partnera. Postavte si mantinely a ujasněte si, na čem vlastně jste. Na práci máte 8 hodin a jelikož s touto metou nelze hýbat, musíme se naučit čas lépe spravovat a využívat. Jen tak dosáhneme lepších výsledků, aniž bychom dělali kompromisy jinde.

GTD snadno a rychle: Time management není dávno jen záležitostí manažerů

S pojmem správa času či Time Management se setkal každý. Pro většinu je to ovšem vzdálené téma, které je přeci určeno pouze manažerům a lidem na vysokých pozicích. Běžný člověk v zaměstnání, student či řemeslník takové věci nedokáže využít. Omyl. Není vůbec podstatné, zda připravujete miliardovou zakázku jako šéf obrovské společnosti nebo chystáte rodinnou oslavu pro svou dceru. Veškeré činnosti bez rozdílů spotřebovávají váš čas a zaslouží si řád a pořádek. Dobrá správa času je odpovědí na otázku, jak mít více času. Den se sice nenafoukne, ale vy budete pracovat efektivněji.

Metod správy času existuje nespočet, my se zaměříme na světoznámou metodu Getting Things Done (Mít vše hotovo) od amerického kouče Davida Allena. Výhod je hned několik:

GTD neurčuje, kdy přesně máte co udělat – díky tomu jste plně flexibilní
díky GTD snadno odlehčíte hlavě a budete se moci naplno soustředit
jedná se o sadu jednoduchých návyků, ze kterých si může každý vybrat ten, co mu pomůže
návyky jsou velmi jednoduché, přesto extrémně efektivní
lze využívat moderní technologie i obyčejný papír

Sada návyků, díky kterým budete pánem svého času

Metodu Mít vše hotovo nemusíme chápat jako komplexní systém pro správu času, protože se skládá z jednotlivých dílků – návyků. Kouzlo je v tom, že ačkoliv si z celé GTD metody vyberete jen jeden návyk, stejně vám to pomůže. A k tomu vlastně i autor knihy a metody nabádá. Skočit do rozjetého vlaku a snažit se ihned implementovat všechny tipy, není moudré a většinou to špatně skončí. Naopak je lepší začínat postupně, po ovládnutí jednoho návyku se pustit do druhého a pokračovat. Z praxe víme, že si GTD snadno a rychle většina upraví ke svému obrazu, což vůbec není na škodu. Je to váš systém.

GTD snadno a rychle – hlavní myšlenky této metody správy času

1. INBOX – vše z hlavy musí pryč

Veškeré myšlenky, úkoly, nápady i přání si ihned přepište na papír či do telefonu. Díky tomu vše dostanete z hlavy, budete se moci naplno soustředit a zároveň nic nezapomenete.

2. Vytvořte externí systém pro vaše úkoly

Při pravidelném dodržování bodu číslo 1 se vám budou úkoly hromadit a po čase může být obtížné na první pohled odlišit úkoly, které lze splnit doma, které v práci, co jsou jen nápady, co sny, které záležitosti počkají nebo které je nutno udělat hned zítra. Chce to do svých úkolů vnést řád a vytvořit systém. Doporučujeme použít například nástroj Trello, který je zdarma, jeho provoz je jednoduchý, v češtině a má i aplikaci pro mobilní telefon.

3. Úkoly kouskujte, jinak se k nim nedonutíte

Znáte to. Máte před sebou třeba sepsání bakalářské práce, ke které se nemůžete již delší dobu donutit, protože to zabere spousty hodin. Hrnete to před sebou. Co ale tento úkol nechápat jako celek, ale rozdělit si jej na opravdu malé podúkoly, které samy o sobě zaberou pár minut? Takové úkoly pak můžete plnit postupně každý den a nestojí vás to ani energii, ani moc času. Na konci týdne či měsíce následně zjistíte, jak moc jste pokročili. Uvidíte, že jste už dokončili třeba 50 % vaší práce, přestože běžným způsobem byste ještě ani nezačali.

4. Kouzelné pravidlo 2 minut

Do vašeho systému se dostane spousta úkolů, jejichž splnění nezabere více než 2 minuty. Proč takové záležitosti odkládat? Proč se rozhodovat, co s nimi udělat, kam je do systému zařadit a jak je zpracovat? Rovnou je udělejte. Jejich zpracování a řazení do systému úkolů by mohlo trvat déle než jejich vykonání, což, přiznejme si, má k vysoké efektivitě hodně daleko.

5. Starejte se o systém jako o svoji hlavu

Jestliže si vytvoříte systém, který bude uchovávat vaše myšlenky a úkoly, přesunete obsah hlavy prostě jen někam jinam. Lhát můžete komukoliv, ale své hlavě rozhodně ne. Pokud se tedy o svůj systém nebudete pravidelně starat (přidávat a zpracovávat nové úkoly), přestanete mu věřit. Pokud v něj ztratíte důvěru, vaše hlava se bude opět snažit vše si pamatovat a dostáváte se zase na začátek. Je tedy nutné svůj systém aktualizovat každý den a minimálně jednou za týden jej kompletně projít.

Pusťme se do toho!

První díl článku byl pouze rozehřívacím kolem, ve kterém je potřeba si uvědomit, že s „nedostatkem času“ lze něco udělat. Bleskově jsme vám přiblížili metodu GTD, která opravdu funguje. V druhém díle si detailněji představíme jednotlivé návyky a ukážeme si, jak vytvořit funkční systém pro GTD.