Metoda GTD snadno a rychle: Návod, jak krůček po krůčku začít

Metoda GTD snadno a rychle byla vysvětlena v prvních dvou dílech. V třetím díle vás krůček po krůčku provedeme vytvořením systému, jeho naplněním, používáním i údržbou.

Metoda GTD snadno a rychle – pusťme se do toho

V předchozích díle jsme se pohybovali spíše v teoretické rovině, dnes naopak přikročíme k použití nástroje Trello v praxi. Ukážeme si, jak systém GTD snadno a rychle v Trellu vytvořit, jak do něj přidat první položky, jak je následně řadit a spravovat.

Registrace Trella a vytvoření nástěnky

Nástroj Trello je k dispozici zdarma a v češtině. Jeho registrace je snadná a rychlá. Stačí jen vyplnit své údaje a potvrdit příchozí e-mail. Pojďme si nyní vytvořit vlastní nástěnku pro GTD – stačí otevřít tento příklad nástěnky a v pravé části obrazovky zvolit Zobrazit nabídku – Více – Kopírovat nástěnku. Nástěnku si vhodně pojmenujte (třeba GTD Board) a zkontrolujte, zda je zaškrtnuto Ponechat karty a nástěnka bude vedena jako Soukromá.

Po splnění tohoto kroku již máte vytvořenou vlastní nástěnku, kam budete umisťovat a spravovat své úkoly. Díky použité šabloně máte již vytvořeny seznamy (v Trellu sloupce), do kterých můžete jednotlivé úkoly řadit. Jejich vysvětlení jsme si ukázali v druhém díle.

Metoda GTD – rozdělení nástěnky na seznamy

Plnění Inboxu – přeneste vše z hlavy do nástěnky

Princip Inboxu je jen jeden – zbavit se všech myšlenek, úkolů, přání či vizí v naší hlavě a přenést je sem. Jako Inbox nám v Trellu poslouží levý sloupec. Pokud pod ním kliknete na tlačítko Přidat kartu, ihned můžete začít psát své myšlenky, které se ukrývají v hlavě. Na nic nečekejte – ihned se zamyslete, co byste chtěli udělat, co po vás kdo chtěl, jaká máte přání apod. Začněte Inbox plnit. Každou myšlenku vytvořte jako jednu kartu (stačí po dokončení názvu úkolu stisknout klávesu Enter).

Skvělou možností je přidat do jednotlivých úkolů další informace – třeba detailnější popis, datum, do kdy musí být úkol hotov, či třeba přílohu. Díky tomu máte na jednom místě všechny informace, které ke splnění úkolu potřebujete. Máte sepsáno do vašeho systému GTD snadno a rychle vše, co viselo v hlavě? Dobře.

Zpracování Inboxu a rozřazení karet do systému

Hlava je prázdná (v dobrém), všechny důležité myšlenky máme poznamenány a můžeme se naplno věnovat důležitým činnostem. V momentě, kdy budete mít čas se k Inboxu vrátit, je potřeba provést jeho zpracování. Tedy projít postupně všechny položky a roztřídit je do sloupců vpravo. Tento krok neznamená, že úkoly provedete, ale jen je správně zařadíte. Provést můžete ihned jen ty úkoly, jejichž splnění zabere méně než dvě minuty. Význam jednotlivých sloupců jsme si ukázali ve druhém díle našeho seriálu, postupně podle toho zpracujeme všechny položky v Inboxu.

Pojďme se podívat na několik případů:

• Dočíst knihu Think and Grow Rich – (Napoleon Hill) – tato myšlenka v systému znamená, že z knížky zbývá dočíst už jen pár stran a bylo by dobré to „dotáhnout“. Jelikož se jedná jen o jednu drobnější činnost a úkol, který chceme splnit v nejbližší době, bez debat patří karta do seznamu (sloupce) Next Actions.
• Zavolat kvůli dovolené do hotelu – podobě jako v prvním případě je to jednoduchý kol, který chceme provést co nejdříve, a tak by položka mohla patřit do Next Actions. Jelikož ale víme, že takový hovor zabere méně než 2 minuty, můžete úkol vykonat rovnou a nezařazovat jej (tzn. opravdu zavolat do hotelu a po ukončení hovoru položku smazat).
• Zkontrolovat pneumatiky u motorky – jelikož jsme nyní na 2 měsíce v zahraničí a motocykl nemáme u sebe, můžeme tento úkol zařadit na Someday/Maybe. V momentě návratu do Čech se k úkolu vrátíme a zařadíme jej třeba do Next Actions.
• Nakoupit jídlo na víkend – tento úkol lze předat partnerovi, a tak jej zařadíme do sloupce Waiting for. V momentě, kdy partner jídlo nakoupí a dá vědět, úkol smažeme (bude splněn).
• Naplánovat výlety na víkend – jelikož v sobě tento úkol obsahuje více podúkolů (zjistit, co je v okolí, zjisti otevírací dobu, vstupné, naplánovat trasu apod.), jedná se o projekt. Kartu tedy přesuneme do sloupce Projects a níže si vysvětlíme, jak vytvořit podúkoly.

Projekty a metoda GTD snadno a rychle

Důležitá myšlenka – úkoly, k jejichž splnění je nutno vykonat 2 a více různých akcí, nazýváme projekty. Následně se na projekt nedíváme jako na velký a náročný úkol, ale právě jako na soustavu malých a jednoduchých úkolů, které plníme postupně. Projekty přemisťujeme v Trellu do seznamu Projects, jednotlivé podúkoly pak můžeme definovat jako seznamy uvnitř karty. Po definování podúkolů přemístíme tyto úkoly jako samostatné karty do Next Actions (to jde provést tlačítkem Zkonvertovat na kartu a následným přesunutím myši), abychom mohli projekty začít postupně zpracovávat.

Štítky, štítky, štítky

V detailu karty lze vybrat štítek, který může podle určitého kritéria definovat daný úkol. Může se jednat třeba o domácí úkoly, pracovní úkoly, soukromý projekt, dovolená, úkoly pro vašeho šéfa apod. Trello umožňuje vytvářet nekonečný počet štítků (je k dispozici ale jen 10 barev), podle kterých pak lze karty filtrovat. To je výhodné používat, protože pokud například ráno přijdete do kanceláře, stačí vám filtrovat úkoly se štítkem „Práce“. Bez většího hledání víte, do kterých se můžete pustit – stačí jen nahlédnout ne vyfiltrovaného seznamu Next Actions.

Co se splněnými úkoly? Archivujte je

Pokud nějaký úkol v systému splníte, jednoduše jej archivujte (třeba pomocí klávesy C). Díky tomu úkol zmizí z vašeho systému, ale bude jej možné následně dohledat. To pro případ, že byste se na něj zpětně chtěli podívat.

Spolkni žábu – naučte se prokrastinovat

Systém GTD snadno a rychle nám pomůže na nic nezapomenout, vše dostat z hlavy a rychle ukázat, na čem bychom mohli pracovat. Bohužel nás ale nikterak nenutí plnit důležitější úkoly před těmi méně důležitými. Pojďme si trochu pomoci. Jistě jste si všimli, že jsme prozatím nemluvili o sloupci Today, který je součástí naší nástěnky. Do něj si vždy umístíme úkoly, které je potřeba v daný den opravdu udělat, abyste se někam posunuli.

Tato metoda se nazývá spolkni žábu, kde zelené stvoření představuje důležité a velice často nepříjemné úkoly. Klíčem úspěchu je každý den splnit alespoň některý z těchto důležitých úkolů a tedy pomyslně spolknout žábu. Pokud si takový návyk vytvoříte, několikanásobně se vám to vrátí – budete mít vždy jistotu, že za daný den splníte důležité úkoly a zbytek dne už můžete vyplnit v nejhorším případě i méně důležitými úkoly.

Jak na to v Trellu? Jednoduše si každý den večer prohlédnete v rámci denní revize váš seznam Next Actions, definujete si 1-3 nejdůležitější úkoly (žáby) a přesunete je do sloupce Today. Druhý den začnete právě těmito úkoly a až po jejich splnění se pohnete dál. Prokrastinovat pak můžete méně důležitými úkoly.

Metoda GTD a trik spolkni žábu – buďte skutečně efektivní

Revize – naučte se svému systému GTD snadno a rychle věřit

Pokud GTD nevyužíváte, pravděpodobně se o váš záznam úkolů a povinností stará z největší části hlava. Pokud přejdete na GTD, o vše podstatné by se měl postarat váš systém. Jenže jak říká jedno moudré pravidlo „lhát můžete komukoliv, ale sobě ne“, musíte věřit svému systému, protože je to v podstatě vaše mysl někde jinde. Pokud tedy začne váš systém chátrat (nebudou v něm všechny položky, zůstanou v něm splněné úkoly apod.), systému přestanete věřit a o pamatování úkolů se zase bude snažit vaše hlava. A to je špatně. Jak z toho ven?

Denní revize – zpracovávání Inboxu a polykání žab

Do svého systému byste měli nahlížet několikrát denně. Frekvence je u jednotlivců rozdílná, neboť někdo může mít úkolů v GTD stovky, jiný pouhé desítky. Musíte zkrátka na nástěnku nahlížet tak často, jak jen pro svou práci potřebujete. Stejně tak je nutné včas zpracovávat položky v Inboxu, aby se nestávalo, že vaše myšlenky a úkoly budou ležet dlouho ladem bez zpracování a následného vykonání. Současně myslete na polykání žab, které byste měli rovněž plnit každý den – jen tak budete opravdu efektivní.

Týdenní revize – kompletní prohlédnutí

Denní revize jsou důležité, možná ještě důležitější je ale týdenní nahlédnutí. Vyhraďte si pravidelně jeden den, kdy zkontrolujete postupně celý svůj systém. Zpracujete Inbox, aktualizujete seznam projektů, podíváte se na úkoly v Someday/Maybe, zda některý z nich nelze splnit, a stanovíte si nové cíle. Tento krok nepodceňujte, týdenní revize jsou zárukou toho, abyste svému systému dokázali 100% důvěřovat.

Metoda GTD je nyní připravena. Uvolněte svou mysl a pusťte se do práce

Metoda GTD snadno a rychle

• 1. díl – Time Management a představení metody GTD
• 2. díl – rozdělení systému GTD
• 3. díl – praktické použití systému GTD v Trellu